有沒有防止檔案誤傳給客戶的工具?

2020/09/08 書き

你是不是常常需要傳檔案或是寄檔案給客戶呢?你是不是有時候會或擔心不小心把 A 客戶的資料傳給 B 客戶呢?你是不是有想回收寄錯的信件呢?你可以試試看用雲檔案來傳輸或分享您的檔案。

在現代的工作環境,我們常常都仰頼電子郵件的附件型式來傳輸我們的檔案。但是在繁忙的日常工作下,我們還是會有疏失的時候。這種時候大家可能恨不得把寄錯的檔案收回來。可惜,電子郵件的設計是當信件一旦寄出,就會被儲存到收件者的伺服器下面了,寄件者是沒有可能回收該信件和內部的附件的。但這是把檔案以信件附件的形式寄出的情況下。

如果使用雲檔案的檔案分享的方式來傳輸檔案的話就有辦法了。雲檔案可以讓使用者把檔案上傳到雲端的空間裡,並打開分享連結來給下載的收件者。只要複製並把這個連結貼到電子郵件的內容裡即可。跟一般的電子郵件附件不一樣的是,當寄件者發現該檔案寄錯時,寄件者可以到雲檔案裡把該連結關閉,收件者也就不能再下載該檔案了。寄件者只需要再上傳一次檔案並把新的連結寄給收件者即可。

這樣簡單的方法可以解決大部份的員工在寄送機敏檔案的疏失,像是客戶的內部 HR 資料,機密的開發部資料,或是跟兩家競爭對手連繫時的關鍵情況雲檔案都是你傳輸檔案給客戶的好幫手。

請參考: 如何分享檔案給外部的使用者?