企業のクラウドストレージの見積もりで、「1人あたり月額」はいつも安く見えます。本当の価格は、人数を掛けて初めて見えてきます。10人、30人、50人と増えれば、毎月の小さな数字が1年では何倍にもなります。さらによくある結末が、アカウント代を節約するために全員で一つのアカウントを共有することです。共有アカウントが社員の退職時にどんな問題を起こすかは、退職した社員の共有アカウント、パスワード変更だけで大丈夫？で書きました。

一、人数課金の計算方法：人数 × 単価 × 12か月です。一つの数字で試算してみましょう。仮に1人あたり月額 NT$200 とします（これは試算のための例に過ぎず、各社の実際の価格は異なります。見積もり時は各社の現行価格で確認してください）。10人なら年間 NT$24,000、30人なら NT$72,000、50人なら NT$120,000 です。人数が増えれば費用もそのまま上がります。パートタイムや臨時スタッフ、新入社員も、アカウントが一つ増えるたびに費用が増え、予算は人数に合わせて組み直し続けることになります。

二、年額制の計算方法：1年に一度の支払いで、ユーザー数は無制限です。CloudFiles は年額制で NT$3,000 から、ユーザー数は無制限です。10人で使ってもこの金額、50人で使ってもアカウント料金はこの金額のままで、アカウントを増やしたからといって追加料金はかかりません。予算は一度組めば、翌年も人数の変動で組み直す必要はありません。臨時スタッフやパートタイムの社員に専用アカウントを作る場合も、まずアカウント料金を計算する必要がありません。

三、価格だけを比べると、三つのことが見落とされます。第一に、アカウントの柔軟性です。臨時スタッフに専用アカウントを与えられるか、それとも共有するしかないか。共有で節約したアカウント料金は、退職時の引き継ぎでまとめて返済することになりがちです。このトレードオフについては、Google Driveのアカウントをチームで共有することはできますか？で論じました。第二に、権限と記録です。一人ひとりが専用アカウントを持てるか、フォルダ権限を分けられるか、アクセスログを「人」単位で 5 年間残せるか。第三に、容量と転送です。1ファイルの上限はいくらか、切断しても再開できるか、顧客への共有を閲覧のみ・ダウンロード不可にできるか。

CloudFiles におけるこの三項目の対応は次の通りです。人数無制限で専用アカウントを作成でき、フォルダ権限を分けられ、アクセスログは 5 年間保存できます。1ファイルは最大 5GB まで再開可能なアップロードに対応し、共有は閲覧のみに設定できます。これらは付加機能ではなく、料金体系が変わって初めて成り立つ前提です。人数課金では、専用アカウント一つひとつにお金がかかるため、会社はつい共有に走ります。年額制では専用アカウントに追加料金がかからないからこそ、権限を人に紐づける運用が可能になるのです。

四、正直に言えば、年額制が誰にとってもお得なわけではありません。会社が 3〜5人程度で、メール、文書作成、会議まで含むオフィススイート一式を必要とするなら、人数課金のスイートのほうが割に合う場合があります。なぜなら、買っているものがファイル置き場だけではないからです。CloudFiles はファイルの保存と交換に特化したサービスで、文書スイートではありません。まず区別してください。買いたいのは「ファイルを置き、送る場所」ですか、それとも「オフィス一式」ですか。前者なら料金体系を、後者ならスイートの中身を見るべきです。

決める前に、三つの数字を計算してください。現在の人数、1年後の見込み人数、そして1年間にアカウントが必要になる臨時スタッフの人数です。この三つの数字を人数課金の式に当てはめ、年額制の年額と比較してください。どちらが安いか、どちらが予算として安定しているか、計算すればはっきりします。計算の結果、年額制が合うと分かったら、まず一部門から試してみてください。

CloudFiles は1か月の無料トライアルがあり、年額制でユーザー数は無制限です。トライアル期間中に全員に専用アカウントを作り、フォルダごとに権限を分けて、御社の実際の人数で 1 か月運用してみてください。そうすれば請求額を推測する必要はなくなります。