員工離職時把檔案帶走，很多時候不是惡意，而是習慣。以前用隨身碟、個人信箱傳檔案，離職後那些檔案就永遠留在他手上了。真正要認清的一件事是：一旦對方可以下載檔案，你就再也拿不回來，它可以被複製、轉寄、上傳到任何地方。

防範的方法其實很實際。第一，用只能看、不能下載的分享方式，對方看得到內容，但檔案不會離開你的雲端空間。第二，專案一結束就收回權限，並且定期檢查一下「誰還能看到什麼」，別讓過期的分享一直躺在那裡。第三，保留分享紀錄，至少要知道檔案曾經給了誰看過。

與其在員工離職後擔心，不如一開始就用不會外流的方式分享。雲檔案（CloudFiles）的分享可以設定成只看不下載，權限也隨時可以收回，讓檔案的去向一直在你手上。