社員が退職時にファイルを持ち出すのは、多くの場合悪意ではなく習慣です。これまでUSBメモリや私用メールでファイルをやり取りしてきた人にとって、退職後もそれらのファイルは手元に残り続けます。本当に認識すべきなのは次の一点です。相手がファイルをダウンロードできる状態になった時点で、そのファイルは二度と取り戻せません。コピーも、転送も、どこへでもアップロードできてしまうのです。

防ぐ方法は実はとても現実的です。第一に、閲覧のみ・ダウンロード不可の共有を使うこと。相手は内容を確認できますが、ファイルがあなたのクラウドから出ていくことはありません。第二に、プロジェクトが終わったら権限を回収し、「誰が何を見られるか」を定期的に点検すること。期限切れの共有を放置しないことです。第三に、共有履歴を残すこと。少なくともファイルが誰に見られたかは把握しておきましょう。

社員の退職後に心配するより、最初から漏えいしない方法で共有するべきです。CloudFilesの共有は閲覧のみ・ダウンロード不可に設定でき、権限はいつでも回収できます。ファイルの行方は常にあなたの手の中にあります。