员工离职时把档案带走，很多时候不是恶意，而是习惯。以前用随身碟、个人信箱传档案，离职后那些档案就永远留在他手上了。真正要认清的一件事是：一旦对方可以下载档案，你就再也拿不回来，它可以被复制、转寄、上传到任何地方。

防范的方法其实很实际。第一，用只能看、不能下载的分享方式，对方看得到内容，但档案不会离开你的云端空间。第二，专案一结束就收回权限，并且定期检查一下「谁还能看到什么」，别让过期的分享一直躺在那里。第三，保留分享纪录，至少要知道档案曾经给了谁看过。

与其在员工离职后担心，不如一开始就用不会外流的方式分享。云档案（CloudFiles）的分享可以设定成只看不下载，权限也随时可以收回，让档案的去向一直在你手上。