毎月の締め作業や確定申告シーズンになると、事務所で最も忙しいのは帳簿作成ではなく、書類の受け取りです。顧客はLINEで通帳の写真を送り、メールで源泉徴収票や身分証のコピーを送ります。ファイルは社員一人ひとりの携帯電話、メールボックス、パソコンに散らばってしまいます。どれが最新版か、誰が見たか、正しい相手に送れたか——普段は何も起きませんが、いざ問題が起きたときに、記録は何も残っていません。

一、本当の漏えいは、たいていハッカー攻撃ではありません。LINEのファイルは時間が経つと期限切れで取得できなくなります。メールの添付ファイルは一度送れば制御できず、相手が誰に転送したか分かりません。共有クラウドフォルダーの権限が適切に分かれていなければ、A顧客がB顧客のデータを見てしまうことさえあります。これらは高度な攻撃ではなく、毎日の習慣です。そして顧客の身分証番号、所得、銀行口座こそ、個人情報保護法で最も機微な種類のデータなのです。

二、これは利便性だけの問題ではなく、実は法令上の要件があります。個人資料保護法第27条と「記帳士與記帳及報稅代理人個人資料檔案安全維護管理辦法」により、事務所は個人資料檔案安全維護計畫を策定しなければなりません。協会が提供する参考テンプレートは具体的です。従業員の業務ニーズに応じて異なる利用権限を設定し、少なくとも年1回見直すこと。全員が専用アカウントを使い、共有しないこと。システムの利用記録と軌跡を少なくとも5年間保存すること。従業員が退職する際は引き継ぎを行い、退職後は顧客データを引き続き使用できないこと。つまり、事務所が顧客とのファイル交換にどのツールを使うか自体が、この計画の一部であり、監査の対象になるのです。

三、やることは複雑ではなく、習慣を変えることがポイントです。第一に、顧客ごとに1つのフォルダーを用意し、権限は担当社員と顧客本人だけに開き、顧客同士はお互いに見えません。第二に、顧客や銀行に見せるファイルは閲覧のみ・ダウンロード不可の共有方法を使います。見終わればそれでよく、ファイルがあなたのスペースから出ることはなく、取引が終われば権限を回収します。第三に、アクセスログが必要です。誰がいつ、どのファイルを見たりダウンロードしたりしたか、いつでも確認でき、顧客や監督機関に聞かれたときに証拠を示せます。第四に、同僚が退職したり業務を引き継いだりするときは、そのアカウント権限を回収し、「悪用しないはず」という信頼に頼らないことです。顧客が一度に送ってくる大量のスキャン証憑や会計ファイルも、1ファイル最大5GB・中断しても再開できるので、申告シーズンにアップロードで詰まることはありません。

四、費用も計算できなければなりません。海外の事務所専用ファイル交換ツールは多くが人数課金で、1人あたり月額約25〜55米ドルです。繁忙期に臨時スタッフを1人増やしたり、顧客の経理担当者にアカウントを1つ追加したりするたびに、請求額は上がっていきます。事務所の顧客数は常に変動するため、この手の請求は見積もりが困難です。CloudFilesは固定年額制で、年額3,000台湾ドルから・人数無制限です。同僚、臨時スタッフ、顧客の連絡先を何人追加しても、年初に年間の費用が分かり、申告シーズンに人が増えても高くなりません。

まずは1〜2社の顧客から始めて、ファイルのやり取りの習慣を変えてみてください。1回の締め作業か申告サイクルを回せば、自分の事務所に合うかどうかが分かります。