退職時の引き継ぎで最も漏れやすいのは、机の上の物ではなく、全員で共有しているクラウドアカウントです。2026 年 10 月、台湾の週刊誌「鏡週刊」が実際の事件を報じました。退職するマーケティング担当者が会社の機器を初期化し、58 点の映像素材ファイルを削除。会社は NAS にバックアップがあると思っていましたが、元のファイルはそこにもなく、担当者は電磁的記録に関する罪で懲役 4 か月の判決を受けました。私たちはGoogle Driveのアカウントをチームで共有することはできますか？で「従業員が退職するたびにパスワードを変更することは不可能」と書きました。本記事はその続きです。

一、共有アカウントには、退職時にパスワード変更では解決できない問題が四つあります。（1）所有権が曖昧なこと。「みんなのアカウント」の中では、彼がアップしたものも顧客から届いたものも、引き継ぎリストに書き出せません。（2）認証が彼のスマホに紐づいていること。パスワードを変えても認証コードは退職者に届き続け、会社側が締め出されることさえあります。

（3）ログイン済みの場所を回収できないこと。自宅のパソコンやスマホアプリではログイン状態が残っている場合があり、パスワード変更だけではすべての接続を切れるとは限りません。（4）記録が追えないこと。共有アカウントのアクセスログには「アカウント」しか残らず「人」は残らないため、後から誰が見たか、ダウンロードしたかを調べられません。

二、退職当日のチェックリスト。まず範囲を確認します。このリストが扱うのは共有クラウドアカウント自体の引き継ぎ——停止、移行、回収、記録——であり、会社中のすべての SaaS の棚卸しではありません。順序の原則は一つだけです。先に停止し、それから移行すること。逆にすると、移行前にファイルへ手が加えられる恐れがあります。

手順は次の通りです。第一に、彼のアクセスを停止し、担当フォルダの権限を回収する。第二に、業務ファイルを後任者へ移す（これは労働記録の法定保存とは別問題です。混同して削除しないでください）。第三に、彼が出した外部共有リンクを一つずつ回収または付け替える。第四に、共有アカウントのパスワードと二段階認証をリセットする。第五に、ログイン中の端末を確認し、一つずつログアウトする。最後に、引き継ぎの過程そのものを記録に残します。退職前にファイルの持ち出しを防ぐ方法については、退職した社員が会社の機密ファイルを持ち出すのを、どう防げばいい？で予防の側を書いています。

三、正直に言えば、このリストをすべて実行し、パスワード変更と認証のリセットまで終えても、それは対症療法にすぎません。根本の問題はパスワードの漏えいではなく、「一つのアカウントでは、そもそも誰が誰だか区別できない」ことです。共有している限り、次の退職者が出るたびに同じことを繰り返すことになります。

根本的な解決策は、一人ひとりに専用アカウントを持たせることです。会社がアカウントを共有するのは、たいてい手間を省きたいからではなく、アカウントが人数課金で、増やすのをためらうからです。CloudFiles は年額制でユーザー数は無制限で、同僚全員（臨時スタッフを含む）に専用アカウントを作っても追加費用はかかりません。フォルダ権限で閲覧できる人と読み取り専用の人を分け、アクセスログは 5 年間、「人」単位で保存されます。誰か退職したら、その人のアカウントを一つ閉じるだけで完了します。

四、すでに共有アカウントを使っている会社は、どう移行すればよいでしょうか。五つのステップです。部門と案件に合わせてフォルダの権限構造を先に作る。共有アカウントのファイルをそこへ移す。一人ひとりに専用アカウントを作り、フォルダごとに権限を付ける。共有アカウントを読み取り専用に下げ、一週間様子を見て、誰も仕事で使っていないことを確認する。最後に閉鎖する。どのステップも難しくありません。難しいのは、先延ばしをやめることです。

今日できる小さな一歩があります。会社で共有しているクラウドアカウントを書き出し、パスワードを知っている人数と、認証コードが誰のスマホに届くのかを数えてみてください。その答えに不安を覚えたら、この記事のチェックリストがそのまま出発点になります。

一人ひとりのアカウント方式へ切り替えたい場合は、まず一部門から試せます。CloudFiles は1か月の無料トライアルがあり、年額制でユーザー数は無制限です。申し込み後、全員に専用アカウントを作り、第四節の五ステップで共有アカウントを引退させてください。