檔案一定要分享給客戶、廠商看，但用 Email 附件寄出去之後，檔案就失控了：對方轉寄給誰你不知道，下載的舊版本兩年後還躺在別人電腦裡。最常見的外洩不是被駭客攻擊，而是這種默默的散佈。

比較好的做法是只能看、不能下載的分享：對方可以開啟檢視提案或圖面，但拿不走檔案。再加上逐個檔案設定權限，客戶只看得到提案，看不到內部的成本資料；合作結束就收回權限，乾乾淨淨。

雲檔案 CloudFiles 就是為這種情境設計的：分享對象數量不限，每個檔案都能單獨設定權限，還能設成僅檢視，讓對方看得到、帶不走。