档案一定要分享给客户、厂商看，但用 Email 附件寄出去之后，档案就失控了：对方转寄给谁你不知道，下载的旧版本两年后还躺在别人电脑里。最常见的外泄不是被骇客攻击，而是这种默默的散布。

比较好的做法是只能看、不能下载的分享：对方可以开启检视提案或图面，但拿不走档案。再加上逐个档案设定权限，客户只看得到提案，看不到内部的成本资料；合作结束就收回权限，干干净净。

云档案 CloudFiles 就是为这种情境设计的：分享对象数量不限，每个档案都能单独设定权限，还能设成仅检视，让对方看得到、带不走。