3-2-1 备份法则很简单：重要资料要留 3 份，放在 2 种不同的储存媒体上，其中 1 份要放在异地。为什么要 3 份？因为硬碟会坏。为什么要 2 种媒体？因为同一批买的硬碟可能一起坏。为什么要异地？因为火灾、偷窃或勒索病毒，一次就能让办公室里的东西全灭。

对中小企业来说，最实际的做法是：电脑里的工作档案算第一份，办公室的 NAS 或外接硬碟每天自动备份算第二份，云端空间再同步一份算第三份，而云端那一份天生就是异地备份。第一次把大量资料上传到云端会比较久，记得选有续传功能的服务，断线了可以从中断的地方继续，不用整个重来。

还有两个常见的错误：第一，从来没有实际还原测试过的备份只是安慰剂，每季随便挑个资料夹还原看看；第二，放在隔壁桌的第二颗硬碟不算异地，被勒索病毒加密的同步资料夹也不算。异地就是要在不同地方，最好还有版本纪录可以回到出事之前的状态。云档案一年 3,000 元起，单档最高可上传 5GB 且支援续传，拿来当异地备份的那一份刚刚好。