3-2-1 備份法則很簡單：重要資料要留 3 份，放在 2 種不同的儲存媒體上，其中 1 份要放在異地。為什麼要 3 份？因為硬碟會壞。為什麼要 2 種媒體？因為同一批買的硬碟可能一起壞。為什麼要異地？因為火災、偷竊或勒索病毒，一次就能讓辦公室裡的東西全滅。

對中小企業來說，最實際的做法是：電腦裡的工作檔案算第一份，辦公室的 NAS 或外接硬碟每天自動備份算第二份，雲端空間再同步一份算第三份，而雲端那一份天生就是異地備份。第一次把大量資料上傳到雲端會比較久，記得選有續傳功能的服務，斷線了可以從中斷的地方繼續，不用整個重來。

還有兩個常見的錯誤：第一，從來沒有實際還原測試過的備份只是安慰劑，每季隨便挑個資料夾還原看看；第二，放在隔壁桌的第二顆硬碟不算異地，被勒索病毒加密的同步資料夾也不算。異地就是要在不同地方，最好還有版本紀錄可以回到出事之前的狀態。雲檔案一年 3,000 元起，單檔最高可上傳 5GB 且支援續傳，拿來當異地備份的那一份剛剛好。