很多公司都遇过这种状况：买了 12 个帐号，结果公司有 40 个人。帐号只够主管用，其他人怎么办？只好用个人信箱、免费 App、随身碟自己想办法。你花钱买了一套安全可控的系统，结果大部分的人每天都在绕过它。

问题不在工具，而在按人头计费。每多一个用户就要多一笔钱，IT 只好当守门员，审核每一个开通申请。被挡在门外的人不会乖乖等，他们会自己找出口，而那些出口通常就是资安漏洞的入口。

如果人数无上限，整个局面就反过来了：新进员工第一天就有帐号，兼职、约聘、仓库的同事都能加入，不用申请也不用排队。当每个人都在同一个系统里，分享档案会变成习惯，而不是专案。云档案每个方案都是人数无上限，一年 3,000 元起，全公司都能用，不用再玩帐号分配的游戏。